Hozzon létre egy e-mail egyesítést a Word segítségével - útmutató
Az űrlap betű funkció a Wordben minden bizonnyal a szövegszerkesztés egyik legnépszerűbb funkciója. Ha kissé megismerkedik vele, a jövőben néhány kattintással könnyen több száz betűt létrehozhat.
A tömegokmányhoz vezető út
Az űrlaplevél két részből áll, a fő dokumentumból - amely általában azonos minden címzett számára, és az egyes címzettek egyedi adataival. Három egérkattintással elegendő a megfelelő menübe jutás.
- Először válassza ki a "Szállítás" menüpontot a Word lapon.
- Ezután nyissa meg az almenüt a "E-mail egyesítés indítása" csoportban.
- Első űrlapja esetén bízza meg magát a "Mail Merge Assistant" -ra.
A Wordből származó egyesítési asszisztens - hasznos segítség az első kísérletekhez
- Először ki kell választania egy dokumentumtípust a Mail Merge Assistant-ban - esetünkben "betűket".
A kezdődokumentum - az űrlap levélének alapja
A kezdő vagy fő dokumentum az a tényleges levél, amelyhez később hozzáadja a címzettek listáját. Ismét különböző lehetőségek közül választhat:
- Folytatja a munkát a már megnyitott Word-dokumentummal.
- Kiválaszt egy sablont, és az igényei szerint módosítja.
- Megnyit egy már létrehozott levelet.
A címzettek listája - a soros dokumentumok legfontosabb része
A jól felépített címzetti listákkal sok munkát takaríthat meg Önnek a jövőben. Ezért várjon néhány percet előre, és alaposan gondolja át, hogy melyik adatkombinációk a legmegfelelőbbek az Ön céljainak. Ha több lista van, vagy csak egy, és mely adatokat kell rögzíteni mindegyik esetben. Minél pontosabban tervezi előre, annál simább lesz az űrlap betűje később. A Mail Merge Assistant hozzáférést biztosít különféle adatforrásokhoz:
- Kiválaszt egy meglévő címzettek listáját.
- Hozzáfér az Outlook névjegyeihez.
- Most új listát készít.
Az utolsó lépés - az egyes alkatrészek sorozati betűvé válnak
Miután kiválasztotta a megfelelő összetevőket, csak annyit kell tennie, hogy összerakja őket egy űrlappal.
- Először helyezze a címblokkot a dokumentumban megadott helyre.
- Ugyanezt tegye az üdvözlő sorral.
- Ez általában elegendő, de természetesen további mezőket is felvehet, ha szeretné. Az összes mező beillesztése után az űrlappal készen áll.
Természetesen nem csak az űrlapos levél funkciót fogja megtalálni az MS Office-ban, hanem más irodai csomagokban is, például az Open Office vagy a Libre Office. Ezek az utasítások a Word 2010 programmal készültek.