Outlook: Levelezőlista létrehozása az Excel táblázatból - hogyan működik
Ebben a gyakorlati tippben megmutatjuk, hogyan hozhat létre levelezőlistát egy Excel-címtáblázatból az Outlookban.
1. lépés: Állítsa be az Excel címlistát az Outlook Mail terjesztési listájához
Mielőtt importálhatja a névjegyzékét az Outlookba, először el kell készítenie azt. Ellenkező esetben az Outlook nem tudja kezelni a táblázatot. A következő példa az Office 2007-en alapul, az Office 2010-hez képest mutatkozó különbségeket a szöveg tartalmazza. Az egyes lépéseket újból elmagyarázza az alábbi képgaléria.
- Válassza ki az összes sort és oszlopot, amelyeket be szeretne illeszteni.
- A "Képletek" alatt található szalagban a "Nevek meghatározása" elem található.
- Itt megnevezheti a megjelölt adatrekordokat (lásd a képet). Például válasszon egy nevet, például „Névjegyek”, és kattintson az OK gombra.
- Mentse el a listáját "xls" fájlként vagy csv fájlként. Lehet, hogy az Outlook nem érti meg az xlsx újabb formátumát.
- A címlista készen áll a Microsoft Outlookba történő importálásra. Most zárja be az Excel alkalmazást.
2. lépés: integrálja az Excel táblát az Outlookba
Most már az alábbiak szerint importálhatja elérhetőségeit az Outlookba:
- Outlook 2007: Nyissa meg a "Start" fület, és kattintson az "Importálás / exportálás ..." elemre. Az Outlook 2010 alkalmazásban az "Importálás" párbeszédpanel a "Fájl | Megnyitás" paranccsal érhető el.
- Megnyílik az "Import / Export segéd". A listában válassza az "Importálás más programokból vagy fájlokból" lehetőséget, majd kattintson a "Tovább" gombra.
- A következő ablakban válassza a "Microsoft Excel" lehetőséget. A "Tovább" gombra kattintva megerősítheti a belépést.
- Lépjen a "Tallózás ..." menübe, és válassza ki az előzőleg elmentett Excel listát. Ha el akarja kerülni a másolat létrehozását a létrehozandó listából, akkor ellenőrizze a "Ne ismétlődő példányok importálása" lehetőséget.
- Válassza ki a "Névjegyek" mint célmappát.
- Jelölje be az "Névjegyek importálása a mappába: Névjegyek" sort. Ha az első lépésben más nevet rendelt, akkor ez a "Kapcsolatok" helyett jelenik meg. Ezután kattintson a "Térkép (egyedi) mezők" elemre.
- A bal oldalon most láthatja az értékeit a táblázatból. Most rendelje el őket a jobb oldali mezőkhöz a drag and drop használatával. Példa: "Tony Stark" nevet rendel a "Név" mezőhöz. A társított e-mail cím az "E-mail" szakaszban található. Természetesen egyéb értékeket is hozzárendelhet, például címet, telefonszámot, faxot stb.
- Erősítse meg a bevitelt az OK gombbal, majd kattintson a "Befejezés" gombra.
- Most importálta a címlistát az Excelből az Outlookba.
3. lépés: hozzon létre levelezőlistát
Most már csak el kell hoznia egy terjesztési listát. Az Outlook újabb verzióiban ezt a listát "kapcsolatcsoportnak" hívják.
- A „Fájl” alatt keresse meg az „Új” elemet, és válassza a „Terjesztési lista” (Outlook 2007) lehetőséget. Az Outlook 2010 alkalmazásban elosztási listát hozhat létre a „Névjegyek” (bal alsó rész) bejegyzésen, majd az „Új kapcsolattartó csoport” menüsoron.
- Kattintson a "Tagok kiválasztása" elemre, majd a Címjegyzék rács jobb oldalán válassza a "Névjegyek" lehetőséget.
- Most már tetszőleges számú importált névjegyet felvehet a listába. Erősítse meg választását az Ok gombbal.
- Most megnevezheti a terjesztési listát. Erősítse meg a bejegyzést a "Mentés és bezárás" gombbal.
Megjegyzés: Ez a gyakorlati tipp az Excel 2007 és az Outlook 2007 programmal készült. A verziótól függően az egyes lépések kissé eltérhetnek az utasításokatól.
Ez a gyakorlati tipp elmagyarázza, hogyan kell beállítani egy második időzónát az Outlookban.