Outlook naptár: Találkozók kezelése - a legjobb tippek
Szeretne könnyebben kezelni a találkozókat az Outlook naptárában? Megmutatjuk a legjobb tippeket az Outlook-találkozók jobb megszervezéséhez.
1. tipp: Hívja meg a résztvevőket egy Outlook találkozóra
Ha találkozót tervez, akkor közvetlenül a létrehozott Outlook-találkozón keresztül meghívhatja a kívánt résztvevőket. Ehhez az alábbiak szerint járjon el:
- Váltson az Outlook naptár nézetére, és nyisson meg egy új találkozót az "Új találkozó" gombbal.
- Most hagyhat üzenetet a résztvevőknek a szövegmezőben, amely azután megjelenik az e-mail meghívóban.
- A „Start” menüben kattintson a „Résztvevők meghívása” elemre a „Résztvevők” alatt.
- Írja be az összes résztvevő e-mail címét.
- Ellenőrizze újra az időt és a dátumot, majd kattintson a "Küldés" gombra.
- Ha később megváltoztatja az időt, a dátumot vagy a résztvevőket, akkor az információkat megküldheti minden résztvevőnek, vagy csak az új résztvevőknek.
2. tipp: Oszd meg a naptárt privát találkozók nélkül
A találkozók megtervezésének megkönnyítése érdekében meg kell osztania a naptárait egymással.
- A naptár nézetben a bal oldalon található naptárainak listája ("Saját naptáraim"). Kattintson a jobb gombbal a megosztani kívánt naptárra.
- A „Megosztás” elem alatt válassza a „Naptár megosztása” elemet.
- Megjelenik egy e-mail a megosztási lehetőségekkel. Most írja be azoknak a kollégáknak az e-mail címét, akik hozzáférhetnek a naptárához. Ugyanakkor kérheti kollégáinak naptárának kiadását is.
- A "Részletek" alatt meghatározhatja, hogy a meghívottak mennyi információt láthassanak a naptárában. Például a "Csak elérhetőség" opció csak a blokkolt találkozókat jeleníti meg anélkül, hogy az adott találkozóról további információk lennének.
- Ha szükséges, adjon hozzá egy információs szöveget a meghíváshoz, és kattintson a "Küldés" gombra.
3. tipp: Hozzon létre Outlook sorozatú találkozókat
Rendszeres találkozókhoz az Outlook-ban találkozók sorozatát is létrehozhat, például heti találkozókkal a csapattal:
- A találkozó nézetben a "Start" menüben az "Opciók" alatt válassza a "Sorozat típusa" gombot.
- Most határozza meg a sorozat kinevezésének idejét.
- A "Sorozatminták" alatt meghatározza azt a ritmust, amelyben a találkozóra sor kerül, például hetente, havonta vagy évente.
- A "Sorozat időtartama" alatt meghatározhatja a kezdő dátumot, amikor a találkozóra először kerül sor, valamint az ismétlések számát.
A bemutatott tipp a Microsoft Outlook Professional Plus 2013-ra vonatkozik, egy Microsoft Exchange Server-rel kapcsolatban. Más verziókban a menüelemek változhatnak. További gyakorlati tippekben elmagyarázzuk, hogyan exportálhatja az Outlook naptárát egy másik e-mail programba, vagy hogyan törölheti a régi naptárbejegyzéseket.