Hozzon létre egy űrlaplevelet az Excel és a Word segítségével
A Word-levelek egyesítéséhez adatforrást is létrehozhat egy Excel táblázatból. Hozzon létre egy Excel fájlt a szokásos módon, és töltse ki az adatokkal. A gyakorlati tipp további lépéseit példával magyarázzuk el.
A Word e-mail adatforrásként egyesül az Excel programmal
Például először hozzon létre egy Excel fájlt a grafika szerint. Ezután indítsa el a Word-t, és kövesse az alábbi utasításokat.
- Lépjen a Word "SZÁLLÍTÁSOK" lapjára.
- Kattintson a "Címzett kiválasztása", majd a "Meglévő lista használata" elemre.
- A következő párbeszédablakban válassza ki az éppen létrehozott Excel fájlt, és erősítse meg az „Open” gombra kattintással.
- A következő ablakban ki kell választania az Excel fájl azon táblázatát, amelyben az adatok elérhetők. Ebben az esetben ez az 1. táblázat lenne. Jelölje be az „Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz” elemet, majd kattintson az „OK” gombra.
Helyezze be az egyesítési mezőket
Mivel az előző párbeszédet az "OK" -val megerősítette, adatforrásként az Excel programot használja. Ennek igazolására az alábbiak szerint adja hozzá az e-mailek egyesítésének mezőit.
- Menjen vissza a "SZÁLLÍTÁSOK" fülre és kattintson az "Összevonási mező beszúrása" elemre. A legördülő lista bejegyzései megfelelnek az Excel fájl oszlopfejlécének.
- Összeállít egy kis címblokkot azáltal, hogy először beilleszti a "Keresztnév" e-mail egyesítési mezőt, majd az "Vezetéknév" és azután a "Cím" elemet.
- Most kattintson ismét a "KIJELZÉS" fülre az "Eredmények előnézete" linkre.
A Word most megmutatja az Excel fájl első bejegyzését. A második személynél kattintson a kék eredményt mutató nyílra, amely jobbra mutat az "Eredmények előnézete" gomb jobb oldalán. Ezekkel a nyilakkal átléphet minden olyan címzettön, amelyet a Word olvasott az Excel fájlból. Ennek az az előnye, hogy a betű és az elrendezés egyértelműen és egységesen van egy Word oldalon. Ez azt jelenti, hogy a változtatásokat azonnal alkalmazni kell minden címzettre. Ha új címzetteket adunk hozzá, akkor egyszerűen hozzáadhatják azokat az Excel fájlhoz, és ők már elérhetők az űrlapban.
Ezek az utasítások az Outlook 2010/2013 programra vonatkoznak. A feltételes formázásra vonatkozó tippeket az Excelben itt találja.