Hozzáférési oktatóprogram: Az alapok magyarázata
Szeretne először létrehozni egy adatbázist az Access programmal? Ebben az oktatóanyagban elmagyarázzuk az Access 2010 verzió legfontosabb alapjait és kifejezéseit.
Az Access adatbázis felépítése
A táblázatokon kívül lekérdezéseket, űrlapokat, jelentéseket, makrókat és modulokat is használnak az Access programban.
- Az összes adat kezdetben táblázatokba van rendezve. Egy táblázat tartalmazhat például címeket vagy cikk-információkat. Az adatokat oszlopokban és sorokban tárolják.
- A sorokat rekordoknak, az oszlopokat mezőknek nevezzük.
- A lekérdezésekkel szűrheti, kombinálhatja vagy kiszámíthatja a táblázatokban szereplő adatokat. Erre a célra különféle táblák kapcsolódnak egymáshoz, ha szükséges.
- Az adatokat az érintett felhasználó formákban adja meg. Az adatok formában is megnézhetők. A lekérdezés eredményeit űrlapokban is kiadhatja.
- A jelentések hasonlóak az űrlapokhoz és nyomtatáshoz használhatók.
- A makrókat a munkafolyamatok automatizálására használják. Több művelet, például a menüparancsok, egymás után automatikusan végrehajtható.
- A modulokban elmentheti azokat a funkciókat és eljárásokat, amelyeket a VBA segítségével beprogramozott.
Tervezze meg az Access adatbázist
A fejedben elindul egy adatbázis. Fontos, hogy előre meghatározzuk a struktúrát.
- Gondoljon arra, hogy mely adatoknak (pl. Cikkek, megrendelések, vásárlói információk) kell tartalmazniuk az adatbázisát.
- Ossza meg a különféle dátumokat témákra. Az egyes témákat később külön táblázatba foglalják.
- Határozza meg, hogy milyen információkat kell tárolni az egyes táblákban. Például egy cikket tartalmazó táblázatban oszlopfejlécként meg kell adnia a cikk nevét, a cikkszámot és az árat.
- Az ismétlődő adatrekordok elkerülése érdekében definiáljon egy úgynevezett elsődleges kulcsot. Ez biztosítja, hogy a redundáns adatok ne is keletkezzenek. Cikkek esetében a cikkszám lenne az elsődleges kulcs.
- Határozza meg az egyes táblák közötti kapcsolatokat. Ha később különféle táblákból szeretne lekérdezéseket létrehozni, a táblákat össze kell kapcsolni. Például megrendeléskor a cikkek számát is rögzítik. Tehát az Elemtábla és a Megrendelések táblázat közötti kapcsolat az Elem száma mező lenne.
Megtekintések az Access adatbázisban
Mindig legalább két különböző nézet típus van az egyes objektumokhoz.
- A Design nézetben megadhatja, mely mezőket kell használni, és beállíthatja az opciókat. A nézetet az űrlapokban és a jelentésekben alakítja ki.
- Az adatlap nézet a táblázatok tartalmát és a lekérdezések eredményeit mutatja.
- Űrlapok és jelentések esetén az adatok az űrlap vagy a jelentés nézetben jelennek meg.
Hozza létre az első egyszerű Access adatbázist
Minden adatbázis eleje a táblázat.
- Az Összeállítás menüből keresse meg a Táblázat kialakítása gombot.
- Írja be a mezők nevét a "Mezõ neve" oszlopba. Adjon nevet a mezõknek, pl. Cikk neve, cikk száma stb.
- Ezután meghatározza az adattípust. Cikknév esetén a szövegmező jó választás. Az Access itt válogathat.
- Ha átvált az adatlap nézetre, beírhatja a teszt adatokat.
- Ha több táblát hozott létre, akkor határozza meg a táblák közötti kapcsolatokat. Ehhez válassza az "Adatbázis eszközök" lapon a "Kapcsolatok" gombot.
- Az egérrel húzhat egy vonalat a mezők között.
- A szűrt adatok képernyőn vagy jelentésben történő megjelenítéséhez válassza a "Lekérdezés" lapon a "Lekérdezés tervezése" parancsot. Kattintson egy vagy több táblára, amelyekből használni szeretné a mezőket.
- A táblákból válassza ki a használni kívánt mezőket. Vagy húzzon egy mezőt a listából egy üres oszlopba, vagy kattintson duplán a lista egyik tételére.
- Ha több táblát használ, akkor ellenőrizze, hogy helyesen definiálta-e a kapcsolatokat.
- Mentse el az asztalt.
- Űrlap létrehozásához nyissa meg a "Létrehozás" fület, és válassza a "Űrlaptervezés" lehetőséget.
- Ezután kattintson az "Meglévő mezők hozzáadása" elemre az "Eszközök" csoportban. Most válassza ki a mezőket a táblákból vagy a most létrehozott lekérdezésből, és helyezze őket a vázlatba.
- Most létrehozta az első egyszerű adatbázist az Access programban.
A következő gyakorlati tippben elolvashatja, hogyan végezzen kereszttáblás lekérdezést az Access programban.